FIQUE SABENDO! - OUVIDORIA, E – SIC E PROTOCOLO

Ouvidoria

A Ouvidoria é uma unidade do setor público, que acolhe as demandas dos cidadãos, zelando pela garantia da qualidade dos serviços públicos. É o canal por meio do qual o cidadão pode apresentar sugestões, reclamações, solicitações, elogios e denúncias sobre a prestação de serviços públicos.

A Ouvidoria é a unidade responsável por criar uma ponte entre o cidadão e a administração pública – o conjunto dos órgãos, entidades e agentes públicos dos diversos setores de atuação do Município.

A Ouvidoria recebe as manifestações dos cidadãos, analisa, orienta e encaminha o caso às áreas responsáveis para tratamento ou apuração. Assim, a partir das informações trazidas pelos cidadãos, a Ouvidoria pode verificar melhorias, providenciar mudanças, assim como apontar situações irregulares no órgão ou entidade cuja ação está sendo questionada. Constitui, portanto, mais um canal por meio do qual o cidadão participa de forma efetiva no controle social da gestão pública.

Importante ressaltar que quando se trata de solicitações e reclamações é necessário apresentar o número de protocolo, uma vez que a Ouvidoria é o último recurso.

São Funções das Ouvidorias Públicas: Reconhecer os cidadãos como sujeitos de direito, sem qualquer distinção; Ouvir e compreender as diferentes formas de manifestações dos cidadãos; Dar tratamento adequado às demandas apresentadas pelos cidadãos, usando linguagem clara para explicar seus direitos e as formas de obtê-los. Caracterizar corretamente as situações e seus contextos, explicitando as consequências sobre cada caso concreto de sua demanda; Demonstrar os resultados produzidos em razão da participação dos cidadãos. Ou seja, deve utilizar o conteúdo das solicitações para sugerir mudanças nos processos na administração pública, contribuindo para que os agentes públicos providenciem medidas corretivas.

A Ouvidoria não deve ser confundida com o SAC – Serviço de Atendimento ao Cliente, nem com um órgão de investigação e prevenção que apura e resolve conflitos. O papel maior da Ouvidoria é agir para que as demandas registradas sejam analisadas, apuradas e, quando for o caso, solucionadas pelos setores competentes. A ação da Ouvidoria é fundamental na promoção de serviços públicos de qualidade, seja pela participação popular, seja anotando falhas em ações ou procedimentos, contribuindo, desse modo, para obter melhorias no desempenho dos órgãos.

A Lei de Acesso a Informações Públicas (Lei Municipal nº 2.427, de 19 de maio de 2.014) (e - SIC)

O e-Sic (Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão) é um sistema web que centraliza todos os pedidos de informação amparados pela Lei de Acesso a Informação (nº 12.527/2011) e a Lei Municipal nº 2.427/2014, dirigidos aos órgãos do Poder Executivo Municipal, bem como às suas respectivas Secretarias Municipais e entidades vinculadas.

O sistema funcionará como porta de entrada única para os pedidos de informação, a fim de organizar e facilitar o processo, tanto para o cidadão quanto para a Administração Pública.

O acesso ao sistema é feito via web (https://leideacesso.sistemas4r.com.br/ ), através do Portal da Transparência alocado no site oficial da Prefeitura.

O E – SIC é para que qualquer pessoa física ou jurídica, solicite pedidos de acesso à informações, acompanhe prazo e receba a resposta da solicitação realizada para órgãos e entidades do executivo municipal.

As funcionalidades do e – SIC em relação ao cidadão são:

- Registrar pedidos de informação;

- Acompanhar pedidos de informação: Trâmites e prazos;

- Interposição de recursos;

- Consultar respostas recebidas.

Protocolo

A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública é realizada com base em procedimentos de protocolo que registram a abertura e término dos processos. O setor de protocolo é responsável por receber e distribuir documentos e correspondências de interesse da Administração.

São atividades de protocolo: o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes. As atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente da origem.

Assim, a atividade da divisão de protocolo é de receber e dar encaminhamento a todo pedido de providência que se fizer necessário. Destarte, sendo parte imprescindível da comunicação entre o munícipe e a administração pública.